Предизвикателството да си нов мениджър на изграден екип

Поздравления! Ставаш мениджър в компания, която харесваш! Имаш планове и желание да внесеш „свой почерк“ в работата. След първите няколко седмици на ентусиазъм обаче идва отрезвяването с трудности, за които не се чувстваш подготвен.

Малко на брой професионални предизвикателства могат да се сравнят с това да станеш мениджър на изграден екип. Посрещат те хора с натрупан съвместен опит и утвърдени отношения. Изправен си пред дилемата да се адаптираш или да се провалиш.

Споделяме седем принципа, изведени от опита на мениджъри в различни индустрии,  които да следваш в първите си стъпки за адаптиране към екипа.

В ролята си на ръководител поемаш отговорност да поставяш цели, да планираш изпълнението и да постигаш резултати заедно с хората. В първите дни от новата ти роля, независимо дали имаш подкрепа от пряк ръководител, ментор  или специалист от отдел Персонал, трябва да предприемеш и самостоятелни действия. Започни с наблюдение и активна комуникация, създавай своята представа за хората и екипа. Направи първи стъпки към колегите си, като разговаряш с тях неформално на общи теми и такива, свързани с работата. Сподели минал опит и същевременно изслушвай мнения. Търси възможности за взаимно опознаване. Научи повече и за лични интереси, приятели, семейство .  Няма нищо по-приятно за колегите ти от това да ги поздравиш с успех на тяхното дете или близък човек, да покажеш разбиране в трудни лични ситуации.

Ако не планираш време в първите си седмици, като мениджър, за да договориш с екипа нормите за очакваното  професионално поведение, хората ще го направят по своя начин. Ето пример за организиране на подобна среща:

Отдели за това време в ненатоварен ден. Организирай среща с екипа и попитай хората си как постигат успех заедно, кое поведение ценят и искат да запазят и кое пречи в общата работа.  Очертай вертикална линия на голям лист от флипчарт или на бяла дъска. Постави надписи над двете половини ‘поведения за успех’ и ‘поведения, водещи до слабо изпълнение“.  Дай възможност на екипа да обсъди и изведе примери за двете групи поведения – например, изслушване, открито проучване на несъгласия, помощ на колеги при затруднения или обратно – страх от конфликти, скриване на грешки, непоемане на отговорност и др. По този начин заедно с хората от екипа си ще договориш това, което очаквате един от друг и бихте спазвали в своето поведение, за да успявате заедно. Следващата стъпка е да превърнеш този избор в норми (правила) за професионално поведение.

На пръв поглед това е елементарен въпрос, но проучвания на Галъп показват, че половината от служителите  в компаниите не разбират ясно какво се очаква от тях. Формулирай очакваните резултати на индивидуално и екипно ниво, както като поведения, така и като „числа“ (обем задачи, производителност, процент на удовлетвореност на клиенти, икономия на разходи, брой продажби, срокове и др.) и постави приоритети. Често в разговор със специалисти за работните им цели и приоритетите, когато първоначалните условия се променят, те не могат да откроят най-важните цели и задачи, като поставят приоритет. Типичният отговор е „Всичко е еднакво важно!“. Липсата на  договорени “измерими” цели и приоритети създава проблем, когато трябва да се оцени обективно резултатът на отделен служител и на екипа.

Някои членове на екипа са с по-силно влияние върху останалите от други.  Открий ги и намери позитивен подход към тях от самото начало. Опитай се да ги спечелиш за успеха на екипа. Товa не означава да показваш специално отношение към тях или снизхождение към останалите.  Бъди подготвен, че неформалните лидери могат да станат проблем за твоята работа, когато не споделяте общи цели.

Винаги поставяй групата на първо място, а отделния служител след това!

Ако обаче се окажеш в ситуация често да освобождаваш хора, защото не влияят добре на екипа, може би трябва да потърсиш проблема в себе си. Лидерите не могат да си позволят лукса да работят само с хора, които им харесват.

Необходимо е време, за да успееш да спечелиш доверие, като нов лидер. Има един единствен начин да го постигнеш, но се изисква време и усилия. Препоръчваме три важни условия за това:

• Първо: бъди отговорен в поведението си, когато изискваш от другите да спазват норми за приемливи поведения! Внимавай с обещанията за последствия от действията на колегите ти – награди или санкции.
• Второ: води чрез личен пример във външния си вид, в поведението и резултатите си! Ако искаш от своя екип да идва с 5 минути по-рано, пристигай 20 минути по-рано! Ако искаш твоите колеги да показват респект един към друг, показвай   респект към тях и към другите, дори да не са част от твоя екип!
• Трето: въведи и утвърждавай екипна практика за споделяне и учене от грешките и от успеха.

Без да бъдеш открит и прозрачен в комуникацията си с другите, няма как да спечелиш доверие!  Комуникацията е нещо повече от поставянето на цели и провеждането на срещи за преглед на резултати. Служителите очакват да им показваш, че виждаш не само грешките, но и добрите им постижения, че са ценни самите те за екипа. Предвиждай време не само за екипните срещи, но и за индивидуални разговори с хората от екипа както по работни теми, така и за по-широк кръг от общи и неформални теми.

Политиката на „отворените врати“ вече е клише. Не е достатъчно да обявиш, че „вратата ти е отворена за колегите“. Бъди активен в инициирането на срещи за редовно даване и получаване на обратна връзка. Хoрата искат да знаят как се справят и как да бъдат по-добри, очакват да виждаш и признаваш усилията и успехите им, като мениджър.

И накрая – търси активно мнения и обратна връзка за своите решения, като мениджър от своите служители. Споделяй и се съветвай за трудни ситуации с преки ръководители, с колеги на подобна позиция. Учи се от опита на другите в компанията. Това ще помогне за по-добри следващи решения, но също ще покаже на подчинените ти, че си достъпен за открито споделяне на мнения и несъгласия.