Участвали ли сте в мениджърска среща за напредък по оперативни задачи, в която водещият или един-двама доминиращи личности блокират цялото време?
Обичайно статусните управленски срещи имат за цел всеки екипен лидер или функционален мениджър да информира за прогреса, успеха и трудностите в дейностите на своя екип или функционално звено.
За да се постигнат целите на срещата, трябва да се гарантира пълноценното участие на всички. Когато срещата е ефективна, участниците са удовлетворени от получената и споделена информация. Постига се прозрачност и съпричастност. Засилва се мотивацията за участие и принос.
В международната практика подобни срещи се наричат „all hands meetings“, защото изискват принос от всеки участник, представящ различен екип, за изграждане на пълната картина на резултатите и напредъка към постигане на организационните цели.
Чести проблеми на подобни срещи, които пречат на ефективността са:
- лоша организация, липса на предварителна подготовка и структура на провеждане;
- атмосфера на „конкуриране“ между екипи и отдели и премълчаване на „лошите новини“;
- спад на динамиката на срещата поради рутина, мълчаливи, неангажирани участници, които присъстват формално и „нямат новини“, но в последствие се оказва, че имат спешна нужда от съдействие.
Провеждането се осъществява в два варианта:
- 8 часов онлайн семинар или
- On-line обучение, с комбинирани активности – двучасова видеоконферентна дискусия, е-learning задания за анализ на работни срещи, за подготовка на дневен ред на предстояща среща и резюме от проведена среща въз основа на видео епизод и 40 мин. заключителна среща в рамките на 1 седмица.
Тренингът предлага и упражнява практически подходи и техники, които правят планирането и провеждането на работните срещи по-структурирано и помагат за изграждането на атмосфера, която ангажира участниците за личен принос.
Отделя се време за дискусия с експериментиране на идеи за „промяна и внасяне на разнообразие в техниките на провеждане за повече ползи от срещите“. Илюстрират се примери за визуализиране на успехите и предизвикателствата в срещите по начин, който ги превръща в катализатор за учене и развитие в компанията.
ТЕМИ
Работният семинар се провежда в условия на симулация на епизоди от оперативни срещи, редувани с обсъждане и въвеждане на техники за подобрена динамика.
1. Доверието между участниците в срещата – познаваме ли се добре?
Участниците прилагат две техники за изграждане на доверие и информираност – „Лична карта“ и „Карти с асоциация за работния екип на всеки участник“. Очертават се профили на всеки участник и се предизвиква откриването на идентичност на различните работни екипи.
2. Подготовката
Споделените истории от казуси и личен опит помагат да се осъзнаят ползите от усилията преди срещата за подготовка за индивидуален принос и полза от участието в срещата. Прилага се инструмент за самостоятелна оценка на екипните резултати преди срещата, който има за цел да очертае посоки за подобрение в ключови аспекти на екипната работа – управление на резултатите (обхват, качество, срокове, ресурси), отношения в екипа, отношения с другите (екипи, клиенти, мениджмънт).
3. Цели и структура на управленските срещи
Темата предлага откъси от успешни и неуспешни мениджърски срещи, за да подпомогне разбирането на факторите, въздействащи върху ефективността на срещата.
Дискутира се какво може да се очаква и какво не следва да се очаква от статусните управленски срещи. Илюстрира се как да се подпомага и стимулира желано поведение на участниците в срещите. Обсъжда се как да се използва предварителната информация към участниците за по-добър фокус в срещите.
В ролева игра с три етапа се експериментират инструменти и подходи за подготовка, провеждане и информиране след срещата на участниците.
Прилагат се: техники за писане на предварителен мейл към участниците в срещата, адаптиран към няколко типа ситуации, структуриран подход за провеждане на статусна управленска среща от вида „Канбан табло“, съставяне на мейл към участниците след срещата с прилагане на техниката NDTL
4. Личностни особености на участниците в срещата
Разглежда се различният темперамент на участниците, като фактор с ефект върху ефективността на срещите. Споделят се идеи за преодоляването на типични, непродуктивни поведения по време на срещите – „мълчаливците“, които не споделят, „доминиращите“, които отнемат от времето на другите, „негативистите“, които отричат всяка идея, „неангажираните“, които духом не присъстват на срещата и др.
5. Управленските срещи, като инструмент за учене и развитие в организацията
Управленските срещи за актуално състояние и напредък в постигането на корпоративните цели могат да бъдат осъзнат полезен инструмент в процеса на учене и развитие на хората в организацията. Обсъждат се идеи за разпространение и визуализация на полезните резултати, споделени или постигнати по време на срещите. Въвежда се и се упражнява инструмент „Учене чрез потока на обратните връзки“.
Цена
Цена за онлайн обучение на един участник – 280 лв.
Цена за присъствено обучение на един участник – 322 лв.
Специална цена за вътрешнофирмено обучение на група до 15 души – 2366 лв.
Цените са без включен ДДС.
